Att välja affärssystem för varv och marina: nio frågor att ställa

1. Täcker det hela flödet, eller bara en del?

En lead ska kunna bli en värdering, ett uppdrag, en annons, ett kontrakt och en faktura utan att skrivas in två gånger. Om systemet stannar vid CRM:et får ni fortsätta klistra ihop resten. Varvsportalen täcker förmedling, förvaring, verkstad och marknadsföring i samma register, och allt ingår i den del ni väljer.

2. Kan kunden göra en del av jobbet själv?

Värdering, offert, signering, båtuppgifter och bokning är sådant kunden gärna gör själv, dygnet runt, om det är enkelt. Fråga vilka publika sidor systemet har och om de kan ligga på er egen domän med er logga.

3. Håller signeringen?

Fråga hur parter identifieras, om varje part signerar med egen länk, om dokumentet låses efteråt och vad beviset innehåller. Vi har skrivit mer om det i inlägget om digital signering.

4. Hur pratar det med ekonomin?

Det vanligaste dubbelarbetet på ett varv är att fakturera. Fråga om systemet kan skapa fakturan när jobbet är klart, om det hanterar vinstmarginalbeskattning på inköpta båtar och om synkfel går att se och köra om. Varvsportalen är byggt mot Fortnox, och kopplingen mot Visma | Spiris kommer inom kort.

5. Hur går annonsen ut?

Fråga om Blocket-integrationen är en riktig API-koppling och om systemet kan publicera en Nautix-feed som marknadsplatser hämtar. Fråga också vad som händer med annonsen när båten är såld.

6. Fungerar det i mobilen, på bryggan?

Mekanikern står vid båten, inte vid en dator. Ett system som bara fungerar på skärm hamnar i pärmen igen. Fråga om det går att installera som app, om det finns QR-skanner och om underentreprenörer kan ha en egen portal.

7. Var lagras datan, och vem äger den?

Fråga var datan lagras, hur GDPR hanteras, om ni kan exportera er data och om varje företag är isolerat från de andra. Varvsportalen håller all data i Sverige, med databasen i Stockholm, daglig krypterad backup i Falkenberg, separat arbetsyta per företag och automatisk radering av ID-handlingar.

8. Vad händer om ni vill sluta?

Bindningstid och uppsägningstid säger något om hur säker leverantören är på sin produkt. Vi har ingen bindningstid. Man fortsätter månad för månad och säger upp när man vill.

9. Hur många nya kunder tar leverantören in samtidigt?

En leverantör som tar in många kunder samtidigt hinner inte sätta upp någon ordentligt, och supporten blir hårt belastad just när ni behöver den. Fråga hur många som tas in åt gången, vad som ingår i uppsättningen och vem som utför den. Vi tar in ett begränsat antal verksamheter per omgång, och ni ansöker här.